Hogyan válasszunk tehát dokumentumkezelő (iratkezelő) programot?

Azt gondoljuk és reméljük, hogy a következők cikk segítséget ad egy dokumentumkezelő program kiválasztásában. 

Hogyan válasszunk tehát dokumentumkezelő (iratkezelő) programot? Nem gondoljuk viszont, hogy a lista teljes, vagy minden szempont kellő mélységben van kifejtve. Gondolatébresztőnek azonban mindenféleképp hasznosnak ítéljük.

Lássunk tehát néhány általunk fontosnak gondolt szempontot és néhány hozzá tartozó gondolatot.

Használhatóság

A használhatóság meglehetősen összetett fogalom, mi most nem vizsgáljuk teljes terjedelmében, hanem elsősorban két aspektusát vizsgáljuk. Az első a szervezeti szintű használhatóság, a második pedig az egyéni felhasználás sikeressége.
Szervezeti szinten a dokumentumkezelés bevezetésekor néhány figyelembeveendő főbb szempont:
- a szervezet meglevő dokumentumkezelési tudása, kultúrája, beleértve a kapcsolódó tudásokat is, mint projektmenedzsment, számítógépes kultúra, stb.
- a megtámogatni kívánt szervezeti folyamatok
- a folyamatok (teljesen vagy részben) mely rendszerekkel vannak már megtámogatva
- a folyamatok lefedettsége a dokumentumkezelő rendszer funkcionalitásával (meglevő és fejlesztendő)
- mely rendszereket egészíthet ki a dokumentumkezelő rendszer, melyeket válthat ki, helyettesíthet
- a rendszer kézbentarthatósága: mely kívánságokat lehet paraméterezéssel megváltoztatni és melyekhez kellenek fejlesztők
- a folyamatokhoz kapcsolódó dokumentumok (papír és elektronikus is!) mennyisége és keletkezésük helye (beérkező, belső, kimenő), mennyiség vizsgálata esetén napi, heti és havi dokumentumszámmal, szezonalitás vizsgálatával
- tervezett felhasználószám és bővíthetőség (skálázhatóság)
- a felhasználók bekapcsolásának ütemezése (pilot, majd a szoftver bevezetésének ütemezése)
- földrajzi elhelyezkedés (csak központ vagy telephelyek is, ha vannak)
- a szervezet technológiái
- hardver és kapcsolódó elemek (a régi megtartása vagy új beszerése)
 
Egyéni szinten vizsgálandó szempontok:
- elsajátíthatóság
- használhatóság
- felhasználói elvárásoknak megfelelés
 
Összetettség
 
A dokumentumkezelés meglehetősen kevéssé körülhatárolt fogalom, ráadásul ezek is a rosszul definiált határok is folyamatosan változnak. 20 éve például még szó sem volt e-mail kezelésről, ma pedig ez már a DM szerves része (nem biztos persze, hogy a szervezet kíván ezzel foglalkozni).
 
A dokumentumkezelés felhasználhatósága kiterjedhet:
- iktatás, érkeztetés, iratkezelés általában
- archiválás, irattározás támogatása, irattárak kezelésének támogatása
- munkafolyamattámogatás, workflow
- formanyomtatvány, bizonylatfeldolgozás karakterfelismeréssel
- szabályozási előírásoknak megfelelés (például a SOX előírásoknak megfelelés)
- kapcsolódás portálhoz
- tudás menedzsment része
- adatbányászat alapjainak biztosítása
 
Teljesítmény
 
A teljesítmény szorosan összefügg az idővel. A rendszer által használt technológia, tárolási megoldások, visszakeresési eljárások, adatbáziskezelők mind azt kell, hogy támogassák, hogy megfelelő időn belül a felhasználók elvégezhessék feladataikat. A megfelelőség természetesen meghatározás és megegyezés kérdése. Meg kell határozni, hogy a szervezet mit vár el és meg kell egyezni a szállítóval, hogy ezt a rendszer produkálja is.
 
Együttműködés, interoperabilitás más szoftverekkel
 
Egy szervezetnél kevéssé elképzelhető, hogy egyetlen informatikai rendszer lásson el minden üzleti/core-, vagy háttértevékenység támogatást. Ezért egy dokumentumkezelő is rendszer ritkán működik önmagában, legyen amúgy bármilyen összetett. Például kiegészíthet egy munkafolyamattámogató szoftvert, ekkor annak képeket adhat át, illetve új partnerek törzsadatait veheti át. Vagy formanyomtatvány feldolgozásnál az nyomtatványok feldolgozása után a kapott adatokat átadhatja egy más rendszernek elemzésre.
A kapcsolatok miatt tehát fontos, hogy a rendszer hogyan kapcsolódik, hogyan működik együtt más rendszerekkel.
 
Ugyanilyen fontos az operációs rendszer is. Elképzelhető, hogy az aktuális operációs rendszer nem megfelelő a dokumentumkezelőnek, illetve fontos gondolni a jövő operációs rendszereire is.
 
Adminisztráció
 
Fontos szempont lehet a kiválasztásnál a rendszer menedzselhetősége. Érdemes a felhasználói szempontok figyelembevételén túl gondolni azokra is, akik majd adminisztrátorként működtetik a szoftvert. Dokumentumkezelőnk munkaállomásainak kezdeti telepítésére figyeljünk oda. A program valószínűleg gyakran lesz kiegészítve, kisebb-nagyobb fejlesztésekkel. Ezeknek az elterjesztését, minden felhasználóhoz történő eljuttatását is meg kell oldani.
 
A beszerzési költség
 
Nagyon gyakori az elgondolás, hogy a dokumentumkezelő, bármennyit is kelljen fizetni érte, túl sokba kerül – hiszen eddig is, enélkül is el volt a szervezet. Nézzünk azonban körbe és vizsgálódjunk: ha talákozunk olyan szervezettel, ahol a bevezetés után ráköltenek a rendszerre még egyszer ugyanannyit, mint amibe nekik először került (az abszolút összegektől tekintsünk most el), akkor valószínűleg nagy szükség van arra a rendszerre és újabb funkcionalitására is.
 
Karbantartás, támogatás, fejlesztés, továbbfejlesztés
 
A beszerzési költség mellett legalább olyan fontos figyelembevenni számos más költségelemet, 3 vagy 5 éves időtávban. A rendszert működtetni kell. A garanciális időszak után a hibák javítását meg kell oldani valahogy és az ad hoc, eseti hibajavítás ára arányaiban mindig nagyobb, mint az átalánydíjas megállapodás. Nézzünk utána, hogy mennyibe kerülnek a további fejlesztések. A fejlesztéseket azonban a mostantól számított negyedik esztendőben ne követeljük abszolút értékben, mert ezt senki nem képes megmondani.
 
Megtérülés
 
Törekedjünk a gyors megtérülést kimutató rendszert kiválasztani, ne kapjon azonban túl nagy nyomatékot ez a szempont. Egy vezetőnek nagyon például a ROI vagy TCO, de mivel a legritkábban tudja megítélni a számításnál használt tényezők hibájának szóródását, nem lehet csak ezt figyelembevenni, ennek alapján dönteni.
 
A befektetés védelme
 
Egy működő (hát még egy jól működő...) dokumentumkezelő rendszer legalább olyan hatást képes gyakorolni egy szervezetre, mint egy vállalatirányítási program. Teljes kiterjedtségében hasonlóan bonyolult lehet, érintve a front- és back területeket egyaránt. A dokumentumkezelés jelentős szakmai- és mellette jelentős dokumentumkezelési ismeretet igényel. Szinte minden embert érinthet a szervezeten belül és az ára is lehet, hogy felér egy jó kis vállalatirányítási rendszer ellenértékével. Ezért mindenféleképp érdemes megbecsülni, úgy gondolni rá, mint egy befektetésre, amely hosszú évekig, akár évtizedekig fog minket szolgálni, termelni, értéket teremteni.

Forrás: DocuWorld

Kérem válassza ki azt az állítást, amely az ön szervezetére igaz és mi segítünk az felesleges adminisztrációra fordított időt a bevételek növelésére fordítani:

Szervezetünk nem végez iktatást, iratkezelést! >>

Szervezetünknél jelenleg papír alapú iratkezelés működik! >>

Szervezetünk használ elektronikus megoldásokat (iktató program) de ezek csak az adatrögzítésre alkalmasak! >>

Szervezetünk elektronikus iratkezelési rendszert használ, mégsem tudja elérni a kívánt eredményt! >>

A netTeam-Magyarország Zrt. ügyfele vagyok! >>

A tudás, mint üzleti tényező >>
Iratkezelő rendszerhez kapcsolódó szolgáltatások és definícióik >>
Hogyan vezessünk be elektronikus dokumentumkezelő rendszert? - Nagyvállalati gyakorlat >>
10 fontos lépés egy iktató, iratkezelő rendszer sikeres bevezetéséhez >>
Elektronikus iktatás, Elektronikus iratkezelés, Iktató program, Ügyvitel, Munkafolyamat támogatás, Iratkezelő rendszer, Iratkezelő szoftver, Workflow